Enam Tips Menjadi Purchasing Yang Efektif Untuk Perusahaan

Ilhamsadli.com,- Dalam dunia bisnis yang kompetitif, peran seorang purchasing menjadi sangat penting untuk menjamin kelancaran operasional dan keberlanjutan perusahaan. Purchasing, atau pengadaan, merangkum serangkaian kegiatan yang melibatkan proses pembelian barang atau layanan yang diperlukan untuk mendukung kegiatan operasional suatu perusahaan. Purchasing bertanggung jawab tidak hanya untuk mendapatkan produk atau layanan dengan harga terbaik, tetapi juga memastikan kualitas, keandalan, dan ketersediaan barang atau layanan yang diperlukan tepat waktu.

Seorang purchasing yang efektif harus memiliki pemahaman mendalam tentang pasar, tren industri, dan kebutuhan perusahaan. Proses pengadaan yang baik melibatkan negosiasi dengan pemasok, analisis biaya, dan pemilihan pemasok yang dapat diandalkan. Dengan strategi pengadaan yang tepat, seorang purchasing dapat memberikan kontribusi positif terhadap keuangan perusahaan dan memastikan bahwa persediaan dikelola dengan efisien.

Untuk bisa menjadi seorang purchasing yang efektif, berikut ini beberapa tips yang bisa Anda lakukan.

Lakukan Quality Control secara Rutin

Proses quality control ini melibatkan pemeriksaan teliti terhadap produk yang diterima, mulai dari inspeksi bahan baku hingga produk jadi. Dengan melakukan langkah ini secara teratur, seorang purchasing dapat meminimalkan risiko menerima barang cacat atau tidak sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Disamping itu, melakukan quality control secara konsisten juga dapat memperkuat hubungan dengan pemasok, karena perusahaan dapat memberikan umpan balik yang konstruktif untuk membantu pemasok meningkatkan kualitas produk mereka.

Selain menjaga kualitas produk, purchasing yang efektif juga perlu memahami bahwa quality control bukan hanya tanggung jawab pihak pemasok. Mereka harus aktif terlibat dalam memahami standar kualitas yang relevan untuk industri dan produk yang dibeli. Dengan memahami standar ini, seorang purchasing dapat lebih proaktif dalam mengidentifikasi potensi risiko kualitas dan bekerja sama dengan pemasok untuk menerapkan perbaikan yang diperlukan.

Memantau Pasar Global

Pasar global yang terus berubah menuntut kepekaan terhadap tren, fluktuasi harga, dan inovasi produk di seluruh dunia. Seorang purchasing yang proaktif akan terus memperbarui pengetahuannya tentang perkembangan pasar global, termasuk perubahan dalam regulasi perdagangan internasional, kebijakan tarif, dan gejolak mata uang.

Disamping itu, memantau pasar global tidak hanya melibatkan analisis data, tetapi juga membangun jaringan yang kuat dengan pemasok internasional. Dengan menjalin hubungan yang baik dengan pemasok di berbagai belahan dunia, seorang purchasing dapat memiliki akses ke informasi terkini tentang tren industri, teknologi terbaru, dan perubahan dalam rantai pasok global.

Jalin Kerjasama yang Menguntungkan

Kerjasama yang solid dengan pemasok tidak hanya berfokus pada negosiasi harga terbaik, tetapi juga pada aspek-aspek seperti kualitas produk, kepatuhan terhadap jadwal pengiriman, dan fleksibilitas dalam penyesuaian kebutuhan perusahaan. Dengan menjalin hubungan yang saling menguntungkan, seorang purchasing dapat menciptakan lingkungan kerja sama yang berkelanjutan, di mana pemasok dianggap sebagai mitra strategis yang berkontribusi pada keberhasilan perusahaan.

Sebagai contoh, bekerja sama dengan jasa forwarder merupakan aspek penting dalam peran purchasing yang efektif. Jasa forwarder membantu memastikan kelancaran rantai pasok internasional, mulai dari pengangkutan barang hingga proses bea cukai. Seorang purchasing yang berfokus pada kerjasama yang menguntungkan dengan jasa forwarder dapat memperoleh manfaat signifikan, seperti efisiensi logistik, pemantauan real-time terhadap pergerakan barang, dan pemahaman mendalam terkait regulasi dan kebijakan ekspor-impor yang berlaku. Dengan memilih forwarder yang handal, purchasing dapat meningkatkan keandalan pengiriman barang dan mengurangi risiko terkait masalah logistik atau bea cukai.

Mengadakan Pelatihan Tim secara Berkala

Pelatihan berkala tidak hanya membantu meningkatkan kompetensi teknis, seperti kemampuan negosiasi dan analisis pasar, tetapi juga memungkinkan tim untuk memahami perkembangan terbaru dalam industri dan mengikuti tren terkini. Dengan memperbarui pengetahuan tim secara teratur, seorang purchasing dapat meningkatkan tanggapannya terhadap perubahan dalam kebijakan perdagangan, inovasi teknologi, dan perubahan dalam perilaku konsumen.

Terlepas dari itu, pelatihan tim yang berkala juga dapat meningkatkan kolaborasi dan pemahaman tim terhadap tujuan perusahaan. Dengan memfokuskan pelatihan pada aspek kerjasama tim, seorang purchasing dapat membangun sinergi antar anggota tim, meningkatkan komunikasi, dan memastikan bahwa setiap individu memiliki pemahaman yang mendalam tentang peran dan tanggung jawabnya.

Beralih pada Procurement Berbasis Online

Platform pengadaan online menyediakan akses yang lebih luas ke berbagai pemasok dan produk, memungkinkan seorang purchasing untuk dengan cepat mengevaluasi dan membandingkan penawaran. Dengan adopsi teknologi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi proses pengadaan, mengurangi waktu siklus pengadaan, dan bahkan mengoptimalkan biaya. Selain itu, penggunaan sistem procurement online memfasilitasi pemantauan real-time terhadap pengeluaran, memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap anggaran, dan membantu dalam penataan administrasi pengadaan secara efisien.

Beralih pada procurement berbasis online juga memungkinkan integrasi yang lebih baik dengan sistem manajemen rantai pasok perusahaan. Dengan demikian, seorang purchasing dapat memantau dan mengelola persediaan dengan lebih efektif, mengidentifikasi peluang untuk penghematan biaya, dan meningkatkan ketepatan waktu pengiriman. Platform online juga memudahkan pengelolaan dokumentasi, termasuk kontrak dan persyaratan pembelian, secara digital.

Telaah Kembali Daftar Pembeliaan

Dengan meninjau kembali daftar pembelian, seorang purchasing dapat mengidentifikasi pola pengeluaran, menganalisis tren harga, dan mengevaluasi kinerja pemasok. Proses ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya, mengoptimalkan kebijakan pengadaan, dan memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Selain itu, dengan telaah kembali daftar pembelian, seorang purchasing dapat memastikan kepatuhan terhadap prosedur dan kebijakan internal perusahaan, menjaga transparansi, dan mengelola risiko terkait ketidakpatuhan.

Selain itu, Anda mengetahui apa itu MOQ. Minimum Order Quantity (MOQ) adalah kunci untuk meningkatkan efektivitas dalam proses pengadaan. MOQ adalah jumlah minimum produk atau barang yang harus dibeli dari pemasok untuk setiap pesanan. Mengetahui dan meninjau kembali MOQ sangat penting karena dapat berdampak langsung pada biaya persediaan dan kebijakan pembelian perusahaan. Seorang purchasing yang efektif harus secara cermat mempertimbangkan MOQ untuk memastikan bahwa pesanan yang ditempatkan tidak hanya memenuhi kebutuhan saat ini tetapi juga sejalan dengan strategi manajemen persediaan perusahaan.

Sebagai penutup, dapat disimpulkan bahwa peran seorang purchasing tidak hanya sebatas pada aspek pengadaan barang atau layanan, tetapi juga melibatkan serangkaian strategi dan keterampilan yang memastikan kelancaran rantai pasok dan keberlanjutan operasional perusahaan. Dengan demikian, peran purchasing yang efektif bukan hanya tentang pengelolaan persediaan, tetapi juga tentang menciptakan nilai tambah bagi perusahaan melalui pengambilan keputusan yang cerdas, kerjasama yang kuat, dan peningkatan berkelanjutan.

Ilham Sadli

Seorang Travel blogger sekaligus freelance Writer yang tergabung dalam Forum Lingkar Pena Cabang Jember sejak 2014, suka menulis puisi dan kadang terlalu nyaman dengan menulis kisah seseorang.

Bagikan Artikel ini